안녕하세요. 애독자 여러분
「매년 100권 독서 프로젝트」를 추진하고 있는 '책 읽는 아빠'입니다.
누구나 자기가 다니는 회사에 회의는 개최 횟수가 너무 많고 진행 방식도 비효율적이라고 생각합니다. 제가 다니는 회사도 마찬가지인데요. 임원 회의, 월례 회의, 부팀장 회의, 각종 T/F 회의 등 업무 시간을 잡아먹는 하마 같은 회의가 수도 없이 많습니다. 우리는 도대체 왜 이렇게 회의를 해야 하는 걸까요?
이 책의 저자 사토 마사유키는 아마존 재팬의 창립 멤버로 15년 이상 근무했던 경험을 살려 경영 철학, 소통 방식 등을 코치해주는 경영 컨설턴트입니다.
아마존의 회의에는 4가지 종류가 있다고 합니다.
- 의사결정 회의 : 결재를 바라거나 사안을 결정해 합의를 형성
- 아이디어 도출 회의 : 새로운 정책, 서비스 및 사업 등을 고안
- 정보 전달 회의 : 모든 사람이 알아야 할 정보를 보고 및 공유
- 진행 관리 회의 : 결정 사항의 실시 상황을 추적 및 확인
한국 회사들이 주로 하는 회의가 정보 전달 회의죠. 임원들이 결정한 사항이나 회사 주요 경영 현안에 대해 임원이 부서장에게, 부서장이 직원들에게 전달하는 방식의 회의입니다. 일부러 시간을 내서 모든 사람을 불러 보아 정보를 전달하는 것은 시간 낭비에 지나지 않습니다. 그래서, 아마존에서는 이런 회의가 거의 없다고 합니다.
아마존에서 자주 열리는 회의는 의사결정 회의입니다. 회의를 위한 회의, 보고를 위한 회의가 아니라 정말 중요한 업무 관련 의사결정을 도출하는 회의 말입니다. 아마존 회의가 효율적으로 운영되는 이유는 OLP(Our Leadership Principles) 때문이라고 합니다.
또한, 아마존에서는 상사와 부하가 일대일로 만나는 One-on-One 미팅을 많이 한다고 합니다. 일대일 회의의 장점은 밀도 높은 커뮤니케이션을 할 수 있고 부하에 대해 적절히 피드백을 할 수 있다는 점이죠.
1. 아마존식 자료 작성법
아마존에서는 파워포인트를 사용하지 않고 서술형 회의 자료를 사용합니다. 모든 회의 자료는 1페이지 또는 6페이지로만 작성됩니다. 그리고 회의 자료는 사전에 배포되지 않고 회의 시간에 현장에서 배포하고 다같이 읽게 합니다. 아마존의 회의 자료는 보도자료 형식으로도 작성됩니다. 그 이유는 보도자료는 '고객의 관점
에서 작성되기 때문이죠. 아마존의 핵심 가치는 '고객 만족'입니다.
2. 아마존식 의사결정 회의
아마존에서는 상사가 회의를 주재하지 않습니다. 지위고하에 상관없이 해당 업무 담당자가 회의를 진행합니다. 회의 시작은 주제 발표로 시작하지 않습니다. 그 대신 '침묵'으로 시작합니다. 다같이 자료를 읽는다는 뜻입니다. 회의 참가자들이 집중해서 자료를 읽어야 하기 때문에 자료는 정밀도가 높게 작성되어야 합니다.
3. 아마존식 아이디어 회의
아마존에서는 토론 보다는 브레인스토밍을 애용합니다. 토론은 계획과 실행에 관한 것인데 반해, 브레인스토밍은 아이디어 가능성에 관한 것입니다. 브레인스토밍에서는 'Quick and Dirty' 방식으로 아이디어를 도출합니다. 즉, 아이디어 도출 시간을 짧게 주되 완벽하지 않은 아이디어를 도출하는 것을 권장합니다.
4. 아마존식 진행 관리 회의
아마존의 업무 진행 관리는 KPI (Key Performance Indicator) 설정과 매주 PDCA 방식으로 이루어 집니다.
Plan (계획 → Do (실행) → Check (평가) → Action (개선)
5. 회의를 줄이는 방법
개최 횟수를 줄여라. 참석자를 줄여라. 시간을 줄여라. 참석 빈도를 줄여라.
< 아마존의 OLP (Our Leadership Principles) >
1) Customer Obsession - 고객에 대한 집착
2) Ownership - 주인 의식
3) Invent and Simplify - 발명하고 단순화하라
4) Are right, A lot - 항상 정확하고 옳아야 한다
5) Learn and Be Curious - 자기 계발
6) Hire and Develop the Best - 최고를 채용하고 육성한다
7) Insist on the Highest Standards - 최고 수준을 추구하라
8) Think Big - 크게 생각하라
9) Bias for Action - 신속하게 판단하고 행동하라
10) Frugality - 근면 절약
11) Earn Trust - 신뢰를 구축하라
12) Dive Deep - 깊게 빠져 들어라
13) Have Backbone: Disagree and Committ - 명확한 기준을 가지고 반대하고 받아들여라
14) Deliver Results - 결과 도출
소매와 클라우드 사업, 디지털 사업은 기존과 같이 뼈대 사업이다.
그러나 단 한 가지, 다른 것이 있다.
앞으로 10년 내로 아마존이 지향해온 고객 중심주의가 세상에서 인정받을 것이다.
그리고 다른 회사도 그것을 진정한 의미로 실현하게 될 것이다.
- 제프 베조스 -
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